Provvigione agenzia Excel - Modello Gratis

1. Apra il foglio Registro provvigioni e inserisca una riga per ogni incarico o operazione.
2. Compili ID, date, tipo operazione, immobile, città, cliente, controparte e agente responsabile.
3. Per una compravendita inserisca il valore dell’immobile nella colonna K; per una locazione inserisca canone mensile e mensilità considerate nelle colonne L e M.
4. Indichi l’aliquota di provvigione nella colonna O e la quota dell’agente nella colonna T, usando valori percentuali come 3,00% e 35,00%.
5. Controlli le colonne calcolate N, P, Q, R, S, U e V: il modello determina base, imponibile, IVA, lordo e ripartizione.
6. Aggiorni stato pagamento, data fattura, data incasso e note nelle colonne W-Z.
7. Verifichi il foglio Riepilogo e legga le istruzioni del terzo foglio prima di modificare il parametro IVA standard del 22%.

Il foglio è utile all’agente immobiliare che deve chiudere il mese con un quadro attendibile delle provvigioni maturate, ma anche al titolare di una piccola agenzia che vuole confrontare incarichi, incassi e risultati dei collaboratori. L’esigenza nasce alla firma del rogito, alla conclusione del contratto di locazione, all’emissione della fattura e quando il cliente salda.

Il primo foglio, Registro provvigioni, contiene 26 colonne da A a Z e 100 righe predisposte. L’immagine 1 mostra la sequenza completa: dall’ID operazione alle date, fino a Stato pagamento, Data fattura, Data incasso e Note. Le celle gialle sono input; le colonne di calcolo sono compilate automaticamente.

Compravendita e locazione nello stesso registro

Per una vendita da 320.000,00 € con aliquota del 3,00%, la base è 320.000,00 € e l’imponibile è 9.600,00 €. Con IVA al 22%, l’IVA è 2.112,00 € e il lordo 11.712,00 €; con quota agente del 35%, al collaboratore spettano 4.099,20 €.

Per una locazione da 1.250,00 € mensili e due mensilità considerate, la base diventa 2.500,00 €. L’aliquota della provvigione va concordata e inserita nella colonna O: il file non decide autonomamente quale compenso applicare.

Il riepilogo per la gestione quotidiana

L’immagine 2 mostra il foglio Riepilogo: il modello conta le operazioni con COUNTIF, somma gli importi con SUM e SUMIF e calcola medie con AVERAGE. I tre grafici leggono i dati per agente, stato di pagamento e tipo di operazione.

Il terzo foglio, Istruzioni, è visibile nell’immagine 3 e riporta gli esempi da 320.000,00 € e 1.250,00 €, oltre alla legenda dei colori. Per questo tipo di gestione preferisco un registro strutturato a un prospetto mensile separato: evita di perdere il collegamento tra operazione, fattura e incasso.

La mediazione immobiliare è disciplinata dagli articoli 1754 e seguenti del Codice civile. Il diritto alla provvigione nasce quando l’affare si conclude per effetto dell’intervento del mediatore; il modello, però, registra e calcola i dati inseriti, non stabilisce se il diritto sia effettivamente maturato.

Come leggere imponibile, IVA e totale

Per un’agenzia con P.IVA, la provvigione è normalmente soggetta all’IVA ordinaria del 22%, salvo regimi o situazioni fiscali particolari. Nel modello il 22% è il parametro iniziale in Riepilogo!I15: può essere modificato, ma la variazione deve corrispondere al trattamento applicabile alla fattura.

Su un imponibile di 9.600,00 €, il calcolo è 9.600,00 € × 22% = 2.112,00 € di IVA; il totale fattura è 11.712,00 €. La formula della colonna R usa l’aliquota richiamata dal parametro tramite VLOOKUP, mentre la colonna S somma imponibile e IVA.

Accordi, fattura e soggetti coinvolti

La percentuale non è automaticamente fissata dal foglio: deve risultare dall’incarico, dall’accordo con il cliente o dagli usi applicabili. Può essere espressa, per esempio, come 3,00% sul valore della compravendita oppure come una o due mensilità per la locazione.

La fattura deve indicare correttamente soggetto emittente, cliente, imponibile, aliquota IVA, imposta e totale. Se intervengono due parti, occorre registrare con chiarezza chi paga la provvigione e su quale base. Il modello supporta una riga per operazione, ma non sostituisce la fattura elettronica né la contabilità.

La quota agente del 35% o del 40% è una ripartizione interna sul lordo, non una regola fiscale. Per esempio, su 11.712,00 € lordi e quota del 40%, la quota agente è 4.684,80 € e quella agenzia 7.027,20 €.

L’errore più costoso è applicare l’aliquota a una base sbagliata. Se una vendita vale 320.000,00 € e il 3,00% viene calcolato per errore su 300.000,00 €, l’imponibile risulta 9.000,00 € invece di 9.600,00 €: mancano 600,00 €, oltre a 132,00 € di IVA al 22%.

Quando vendita e locazione vengono confuse

Nel registro la colonna D distingue solo Compravendita e Locazione. Per la vendita la colonna N prende il valore della colonna K; per la locazione moltiplica L per M. Se si inserisce Locazione con K compilata ma L o M vuote, la base può risultare pari a zero e la provvigione viene sottostimata.

Un caso frequente riguarda le mensilità: con canone di 900,00 € e due mensilità, la base è 1.800,00 €; con tre mensilità è 2.700,00 €. La differenza di 900,00 € genera 198,00 € di IVA aggiuntiva al 22%, prima ancora di considerare l’imponibile.

IVA e stato dell’incasso non sono la stessa cosa

Lasciare il parametro IVA a zero per errore azzera la colonna R e riduce il lordo di 2.112,00 € su un imponibile da 9.600,00 €. Il colore verde non deve essere interpretato come prova fiscale: indica un valore positivo o un’operazione incassata secondo le regole del file.

Un secondo problema è segnare Incassata prima del bonifico. Su 10 operazioni da 1.500,00 € lordi ciascuna, una sola registrata come incassata in anticipo altera il totale riscosso di 1.500,00 €. Per questo conviene aggiornare Data incasso e Stato pagamento nello stesso momento.

Infine, modificare le formule nelle colonne N, P, Q, R, S, U e V può rompere il calcolo per una o più righe. Prima di intervenire, salvi una copia del file e verifichi il risultato su un esempio noto, come 320.000,00 € al 3,00%.

Il registro funziona se viene aggiornato quando accade qualcosa, non soltanto a fine anno. La routine più efficace è breve: inserisca l’operazione alla firma dell’incarico o alla conclusione dell’affare, aggiorni la fattura nello stesso giorno e controlli gli incassi ogni settimana.

Tre controlli da fissare in calendario

• Il primo giorno lavorativo del mese verifichi le nuove righe e gli ID progressivi, per esempio OP-2026-001.
• Ogni venerdì filtri mentalmente gli stati Da fatturare, Fatturata e Parziale e aggiorni date e note.
• Il quinto giorno lavorativo controlli il Riepilogo: numero operazioni, lordo, residuo e distribuzione per agente.

Prima della riunione commerciale può duplicare una copia di sicurezza del file, ma non deve cancellare le righe già incassate senza conservarne l’archivio. Le liste con valori ammessi riducono gli errori di scrittura: Compravendita e Locazione, oppure Da fatturare, Fatturata, Incassata e Parziale.

Quando il foglio non basta più

Con 20 operazioni mensili e 12 mesi di attività si arriva a circa 240 movimenti, oltre le 100 righe predisposte nel Registro provvigioni. In quel momento può usare un archivio annuale separato oppure passare a un gestionale che gestisca clienti, fatture, scadenze, provvigioni multi-agente e permessi di accesso.

Fino a quel punto, il foglio è sufficiente per una piccola agenzia se una persona controlla i dati e mantiene una copia mensile. La scelta pratica è semplice: Excel per il controllo economico e operativo; software gestionale quando la duplicazione delle fatture e degli incassi crea più lavoro del registro stesso.