Riepilogo redditi locazione Excel - Modello Gratis

1. Apra il foglio Redditi Locazione e lavori sulle righe predisposte per gli immobili. Non modifichi le intestazioni delle 16 colonne.
2. Inserisca immobile, indirizzo, locatore, conduttore e codice fiscale del conduttore, verificando i dati riportati nel contratto registrato.
3. Indichi la data di inizio contratto, il canone mensile e i mesi locati nel 2026. Per un contratto da 950 € mensili attivo per 12 mesi, il canone annuo lordo è 11.400 €.
4. Selezioni o compili il regime fiscale, ad esempio cedolare secca 21% oppure cedolare secca 10% per un contratto a canone concordato. Controlli che l'aliquota sia coerente con il contratto.
5. Verifichi le colonne relative ad aliquota, imposta dovuta, canone netto, IMU annua e reddito netto locazione. Inserisca nelle note informazioni come rinnovo tacito o contratto concordato.
6. Passi al foglio Dashboard per controllare il riepilogo complessivo e confrontare gli immobili. Usi il foglio Istruzioni quando deve aggiungere una nuova registrazione.

Questo prospetto è utile al proprietario che affitta un bilocale, al locatore con più appartamenti e al piccolo investitore che vuole capire se il rendimento resta interessante dopo le imposte. L'esigenza nasce quando si firma un contratto, quando si riceve il canone mensile oppure quando si prepara la dichiarazione dei redditi.

Il foglio Redditi Locazione (immagine 1) segue la singola posizione: immobile, indirizzo, locatore, conduttore, codice fiscale, data di inizio, canone e mesi locati. In pratica, un proprietario con un appartamento a Milano da 950 € al mese e 12 mesi locati registra 11.400 € di canone annuo lordo. Se applica la cedolare secca al 21%, l'imposta teorica è 2.394 € e il canone dopo l'imposta è 9.006 €, prima dell'IMU e degli altri costi.

Il controllo di chi possiede più immobili

Con due o dieci contratti, il problema non è soltanto sommare gli incassi: occorre distinguere un contratto ordinario da un canone concordato, una locazione iniziata a gennaio da una iniziata a marzo e un immobile con IMU elevata da uno esente. Il modello rende visibili queste differenze nella stessa riga.

Un secondo esempio è il bilocale di Torino indicato nel file: 700 € mensili per 12 mesi producono 8.400 € lordi. Con aliquota del 10%, l'imposta è 840 € e il valore dopo la cedolare è 7.560 €, al quale va sottratta l'IMU annua indicata nel prospetto, pari a 180 €.

Quando serve la dashboard

La Dashboard (immagine 2) è adatta al controllo mensile o trimestrale: il proprietario verifica quanto rendono insieme gli immobili e individua subito quale contratto produce il reddito netto più basso. Il locatore può poi utilizzare il riepilogo come base di lavoro per la dichiarazione dei redditi, senza confondere canoni lordi, imposte e costi patrimoniali.

Per una persona fisica che affitta fuori dall'attività d'impresa, la cedolare secca sostituisce IRPEF, addizionali, imposta di registro e imposta di bollo sul contratto. L'aliquota ordinaria è del 21%; per i contratti a canone concordato nei casi previsti dalla legge è del 10%. La scelta del 10% non dipende dal nome inserito nel file: servono contratto 3+2 o altra fattispecie ammessa e il rispetto dell'accordo territoriale.

Su 750 € al mese per 12 mesi, il reddito lordo è 9.000 €. Al 21% la cedolare ammonta a 1.890 €, mentre al 10% ammonta a 900 €: la differenza è 990 € all'anno. Per chi può applicare il concordato, preferisco normalmente il 10% anche quando il canone è più basso, ma il confronto va fatto sul reddito netto effettivo.

Registrazione e dati del contratto

Il contratto deve essere registrato tramite modello RLI presso l'Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla stipula o dalla decorrenza, se anteriore. Se non si applica la cedolare, l'imposta di registro sulle locazioni abitative è in generale il 2% del canone annuo, con regole specifiche per durata e parti; il modello Excel non sostituisce il calcolo dell'ufficio.

Il deposito cauzionale può arrivare a 3 mensilità e non è un canone da inserire tra i redditi. L'APE deve essere disponibile nei casi previsti e gli estremi vanno gestiti nel contratto, mentre la TARI resta un tributo distinto dal reddito locativo.

IMU e risultato netto

L'IMU è normalmente dovuta sulle seconde case e sugli immobili di lusso A/1, A/8 e A/9; l'abitazione principale non di lusso è esente. L'aliquota base è 0,86%, modulabile dal Comune, con acconto entro il 16 giugno 2026 e saldo entro il 16 dicembre 2026. Un reddito locativo di 9.000 € meno 1.890 € di cedolare e 600 € di IMU produce 6.510 € prima di manutenzioni e periodi di sfitto.

Il primo errore che vedo nei prospetti dei locatori è considerare sempre 12 mesi di affitto. Un contratto iniziato il 15 aprile con canone di 800 € non genera automaticamente 9.600 €: se i mesi locati registrati sono 9, il riepilogo deve partire da 7.200 €. Una sola riga impostata come annuale altera imposta, rendimento e confronto tra immobili.

Aliquota e contratto non coerenti

Un proprietario può scrivere 10% nella colonna aliquota perché il canone è basso, ma il 10% riguarda i contratti ammessi al regime agevolato del canone concordato, non una libera scelta per qualsiasi locazione. Su 9.000 € annui, indicare per errore il 10% invece del 21% riduce l'imposta visualizzata di 990 €: il problema emerge quando i dati vengono confrontati con la dichiarazione.

Un'altra svista è attribuire la cedolare secca a una SRL. Il regime è riservato alle persone fisiche che locano fuori dall'esercizio di impresa; la riga dell'Immobiliare Verdi SRL va quindi verificata con particolare attenzione e non trattata come quella del proprietario privato.

IMU, date e costi mescolati

Confondere IMU e imposta sul reddito fa apparire il canone netto più alto del risultato reale. Se l'IMU annua è 1.200 €, dimenticarla significa sovrastimare il rendimento di 100 € al mese; se si paga l'acconto oltre il 16 giugno 2026 o il saldo oltre il 16 dicembre 2026, possono aggiungersi sanzioni e interessi da ravvedimento.

Va controllata anche la registrazione RLI: il termine ordinario è 30 giorni. Un ritardo può comportare sanzioni sull'imposta di registro, oltre a comunicazioni e calcoli da rifare. Il foglio Istruzioni (immagine 3) aiuta a mantenere costanti i criteri, ma non corregge dati inseriti nella colonna sbagliata.

Il modo più semplice per non abbandonare il riepilogo è legarlo a tre date già presenti nella gestione immobiliare: il giorno dell'incasso, il 16 giugno 2026 per l'acconto IMU e il 16 dicembre 2026 per il saldo. In ciascuna occasione controlli mesi locati, canone incassato, regime fiscale e valore dell'IMU, invece di ricostruire tutto a dicembre.

Una routine mensile di pochi minuti

• Il primo giorno utile del mese verifichi se ogni conduttore ha pagato il canone previsto.
• Quando cambia un contratto, aggiorni data di inizio, mesi locati, aliquota e note, senza cancellare la riga precedente prima di aver conservato una copia.
• A fine trimestre confronti il totale del foglio Redditi Locazione con gli estratti conto: per 3 immobili da 750 €, 800 € e 950 €, l'incasso teorico mensile è 2.500 €.
• Prima della dichiarazione, salvi una copia del file e controlli separatamente cedolare, IMU, TARI e spese di manutenzione.

Quando il foglio non basta più

Per pochi immobili, questo modello è più pratico di un gestionale: una tabella di 10 righe è leggibile e si aggiorna in meno di 15 minuti al mese. Se supera 30-40 contratti, gestisce morosità, solleciti, documenti, scadenze RLI e più utenti, serve un gestionale con storico e permessi, perché il rischio non è più il calcolo ma la perdita di informazioni.

La Dashboard (immagine 2) dovrebbe essere consultata ogni fine mese, non solo quando serve un numero. La copia del file a inizio anno e la conservazione dell'archivio 2026 rendono il confronto annuale più affidabile senza sovrascrivere i dati già verificati.