Prospetto incassi canoni Excel - Modello Gratis

1. Apra il foglio Incassi Canoni e utilizzi una riga per ogni unità immobiliare e mese di riferimento.
2. Compili Unità Immobiliare, Indirizzo, Conduttore e Locatore, mantenendo nomi coerenti per evitare duplicazioni nei riepiloghi.
3. Inserisca il Canone Mensile e il mese, ad esempio Gennaio 2026, poi indichi la Data Scadenza prevista dal contratto.
4. Quando riceve il pagamento, aggiunga Data Incasso, Metodo Incasso e Importo Incassato. Se il canone non è ancora arrivato, lasci registrata la situazione prevista e aggiunga una nota.
5. Controlli Differenza, Stato Pagamento e Giorni Ritardo per verificare se l'importo coincide con il canone e se la scadenza è stata rispettata.
6. Usi il foglio Dashboard per una lettura sintetica dei dati già inseriti e il foglio Istruzioni per le indicazioni operative del modello.
7. A fine mese salvi una copia del file con il periodo aggiornato, così conserva uno storico consultabile durante il rendiconto o la dichiarazione dei redditi.

Il prospetto è utile al proprietario che affitta un bilocale e vuole sapere, senza aprire ogni volta l'home banking, se il canone di 750,00 € è arrivato entro la data prevista. È altrettanto pratico per il locatore con più immobili, che deve controllare in una sola tabella 8 o 10 unità, ciascuna con un conduttore, una scadenza e un importo diverso.

Il controllo mensile del proprietario

La necessità nasce normalmente nei primi giorni del mese. Se tre appartamenti hanno scadenza il 05/01/2026, il proprietario può registrare 850,00 € per l'App. 1A, 700,00 € per l'App. 2B e 1.200,00 € per l'App. 3C; il totale atteso è 2.750,00 €. Dopo gli accrediti, la colonna Importo Incassato mostra quanto è entrato davvero.

L'immagine 1 mostra il foglio Incassi Canoni con le colonne Unità Immobiliare, Indirizzo, Conduttore, Locatore, Canone Mensile, Mese Riferimento, Data Scadenza, Data Incasso, Metodo Incasso, Importo Incassato, Differenza, Stato Pagamento, Giorni Ritardo e Note. È una struttura adatta a verificare anche un pagamento RID ancora in attesa o un bonifico arrivato il 10/01/2026 invece del 05/01/2026.

Amministrazione e rendicontazione

Un piccolo amministratore di immobili può usare una riga per ogni rapporto di locazione e filtrare il mese di riferimento. Il dato non sostituisce il rendiconto contabile, ma permette di separare gli incassi dei canoni dalle spese condominiali, dalla TARI e dalle manutenzioni.

L'immagine 2 presenta la Dashboard, utile per leggere il riepilogo del registro senza lavorare direttamente sulle righe operative. L'immagine 3 mostra il foglio Istruzioni, da consultare prima di aggiungere colonne o cambiare le intestazioni. Per un proprietario con 12 unità e 12 mensilità, il prospetto può arrivare a 144 registrazioni annue: è già abbastanza per rendere scomodo un elenco scritto a mano.

Il registro degli incassi aiuta a controllare i flussi, ma non modifica gli obblighi del contratto di locazione. Il locatore deve registrare il contratto tramite modello RLI presso l'Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla stipula o dalla decorrenza, se successiva, e deve conservare contratto, ricevute e comunicazioni.

Canone libero e canone concordato

Nel contratto 4+4 a canone libero, il locatore persona fisica può scegliere la cedolare secca ordinaria al 21%. Su 750,00 € al mese, pari a 9.000,00 € annui, l'imposta teorica è 1.890,00 €. Per un contratto 3+2 a canone concordato, quando ricorrono i requisiti previsti, l'aliquota è del 10%: sugli stessi 9.000,00 € sarebbero 900,00 €, anche se il canone effettivo può essere più basso.

La scelta della cedolare secca sostituisce imposta di registro e bollo, ma richiede attenzione agli adempimenti e alla comunicazione al conduttore. In assenza di cedolare, l'imposta di registro sulla locazione abitativa è normalmente il 2% del canone annuo, ripartita tra le parti secondo le regole applicabili; il prospetto non calcola automaticamente questa imposta, quindi non va confusa con l'importo incassato.

Scadenze che il registro non deve far dimenticare

Il deposito cauzionale non può superare 3 mensilità: con un canone di 850,00 €, il limite è 2.550,00 €. Non è un canone incassato e va quindi annotato separatamente, senza sommarlo agli affitti mensili.

Per l'adeguamento annuale si usa l'indice FOI dell'ISTAT se previsto dal contratto; un aumento del 75% di un indice ipotetico dell'1,8% su 850,00 € produce 11,48 € mensili, non 15,30 €. Restano inoltre le scadenze IMU del 16 giugno per l'acconto e del 16 dicembre per il saldo sulle seconde case, oltre alla TARI. Il prospetto documenta l'incasso, non sostituisce i modelli fiscali.

Il problema più frequente non è la formula, ma la registrazione incompleta. Un proprietario segna 850,00 € come incassati perché il conduttore ha inviato la contabile, ma il bonifico viene respinto: il registro risulta regolare mentre il conto corrente presenta un ammanco reale.

Pagamenti parziali e date sbagliate

Se il canone è 900,00 € e arrivano soltanto 600,00 €, la Differenza deve evidenziare 300,00 €. Registrare comunque 900,00 € nasconde la morosità e può compromettere il controllo di due mensilità arretrate, pari a 1.800,00 €, prima che il locatore se ne accorga.

Anche la data conta. Un pagamento con scadenza 05/02/2026 e incasso il 12/02/2026 ha 7 giorni di ritardo; inserire il mese sbagliato può attribuire l'accredito a gennaio e falsare il totale mensile. Per questo è preferibile usare una riga distinta per ogni unità e mese, senza sovrascrivere il periodo precedente.

Morosità, cedolare e documenti mancanti

Una nota come In attesa di accredito RID non equivale a un pagamento. Se il canone di 1.200,00 € non arriva, il locatore deve conservare le comunicazioni e verificare il contratto prima di procedere con una richiesta formale o con lo sfratto per morosità; lasciare lo Stato Pagamento vuoto dopo 20 giorni rende il controllo inutilizzabile.

Un altro errore è confondere la gestione degli incassi con la dichiarazione dei redditi. La cedolare secca al 21% su 9.000,00 € annui vale 1.890,00 € in termini teorici, ma il prospetto non certifica da solo il reddito imponibile. Analogamente, dimenticare la registrazione entro 30 giorni può comportare sanzioni e ravvedimento: il costo dipende dalla tempestività della regolarizzazione, ma l'errore nasce spesso da una scadenza non annotata.

La posizione più prudente è questa: il file va aggiornato sulla base dell'accredito effettivo, non della promessa di pagamento. Le ricevute bancarie, le quietanze e le note devono restare coerenti con ogni riga.

Il modello funziona se viene aggiornato in una data fissa, non soltanto quando emerge una morosità. Per un portafoglio di 6 immobili, una verifica il giorno 6 di ogni mese richiede normalmente pochi minuti: si confrontano i movimenti bancari con le 6 scadenze appena maturate e si completa la Data Incasso.

Una procedura semplice per ogni mese

Può adottare questa sequenza:

• il primo giorno lavorativo controlli le scadenze del mese e gli importi attesi;
• il giorno 6 verifichi bonifici, RID e pagamenti in contanti;
• per ogni mancato accredito aggiorni Stato Pagamento e Note, senza cancellare la riga;
• alla fine del mese controlli Differenza e Giorni Ritardo;
• salvi una copia con il mese o l'anno di riferimento prima di effettuare modifiche strutturali.

La formattazione del foglio, con intestazioni colorate, bordi e formati euro e data, aiuta a distinguere i dati di input. L'immagine 1 mostra proprio questa impostazione: i campi descrittivi e monetari sono allineati nella stessa riga, mentre le Note consentono di spiegare un RID sospeso o un pagamento parziale.

Quando il file Excel non basta più

Per 10 immobili e 12 mesi si gestiscono 120 righe annue; con 40 unità si arriva a 480 righe, ancora sostenibili con filtri e copie di sicurezza. Oltre 50 immobili, con più conti correnti, solleciti, documenti e utenti, conviene passare a un gestionale che mantenga lo storico e invii promemoria.

La Dashboard del modello, visibile nell'immagine 2, va consultata dopo l'aggiornamento del registro, non prima. Il foglio Istruzioni dell'immagine 3 dovrebbe restare intatto: duplicare il file per il periodo successivo è più sicuro che cambiare intestazioni, formule o intervalli dei grafici.