Sollecito Morosità Inquilino Excel - Modello Gratis

1. Compili il foglio Morosità con i dati del conduttore, dell’immobile e del contratto. Inserisca importi e date nella colonna corretta per mantenere il registro leggibile.
2. Indichi i mesi insoluti e l’eventuale importo delle spese condominiali. In questo modo il totale dovuto resta distinto tra canone e oneri accessori.
3. Aggiorni lo stato del sollecito dopo ogni contatto. Se l’inquilino paga, registri l’esito e la data dell’ultimo contatto.
4. Controlli la Dashboard per vedere quanti casi risultano aperti, quanti sono in ritardo e quale valore complessivo è ancora da incassare.
5. Usi il file per preparare il sollecito successivo con una base ordinata. Per 3 o 4 posizioni aperte, questo evita di perdere tempo tra messaggi, email e fogli separati.
6. Quando termina l’anno, duplichi il modello e archivi la versione precedente. Così conserva lo storico dei ritardi senza sovrapporre le situazioni.

Questo foglio è pensato per il proprietario che affitta un appartamento a 750 €/mese e si trova con 1, 2 o 3 mensilità non pagate, ma anche per il locatore con più unità che deve tenere traccia dei contatti. Nell’immagine 1 si vede subito che il modello separa dati anagrafici, importi e stato del sollecito, così ogni posizione resta leggibile senza aprire più file.

Il momento in cui diventa utile è quasi sempre lo stesso: dopo il primo mese saltato, quando il canone è ancora recuperabile con un richiamo scritto, oppure quando il ritardo supera i 30 giorni e serve una traccia ordinata prima di passare a diffida o legale. Se Lei gestisce 5 immobili, anche solo 2 casi aperti al mese significano 24 righe l’anno: senza un registro, i numeri si perdono in chat e email.

Chi lo usa nella pratica

Lo usano il proprietario privato, il piccolo investitore e chi amministra immobili per conto terzi. È utile anche per chi vuole preparare un dossier pulito prima di una trattativa sul rientro del debito o di una richiesta di pagamento formale.

Nel contratto di locazione, la morosità non va trattata come un semplice ritardo informale: se l’inquilino accumula canoni insoluti, il proprietario deve poter documentare importi, date e contatti. In un 4+4 da 750 €/mese, due mensilità scoperte valgono già 1.500 €: se aggiunge 120 € di spese condominiali e 30 € di interessi o penali, il totale sale a 1.650 €.

Per chi usa la cedolare secca, il tema fiscale resta separato dal recupero del credito, ma l’ordine dei dati aiuta a non confondere canone, accessori e somme effettivamente incassate. La soluzione più semplice, nella pratica, è tenere il sollecito in Excel e aggiornare ogni contatto con data e esito: in caso di contestazione, la sequenza cronologica vale molto più di appunti sparsi.

Cosa conviene fare prima di alzare il livello

Prima di passare a una lettera formale, conviene avere chiaro l’ammontare esatto del dovuto e da quanti mesi è aperto. Se la posizione supera 2 o 3 mensilità, il foglio diventa la base minima per decidere se insistere con il recupero bonario o se far intervenire un professionista.

Il primo errore è sommare tutto insieme: canone, spese condominiali e interessi hanno natura diversa e, se li confonde, Lei rischia di contestare importi sbagliati. Un errore di 100 € su 3 mensilità non sembra grave, ma in un rapporto teso può bloccare il rientro del debito e far slittare di settimane il pagamento.

Il secondo errore è non annotare le date. Senza una riga con giorno di sollecito e ultimo contatto, dopo 45 o 60 giorni non si capisce più se il conduttore ha promesso il pagamento, se ha già versato un acconto o se la posizione è ferma da troppo tempo.

Perché la struttura del foglio evita contestazioni

Un registro ordinato riduce gli equivoci quando il caso passa da un sollecito amichevole a una diffida scritta. Se i campi sono compilati bene, Lei può dimostrare che il canone mensile era 1.200 €, che i mesi insoluti erano 2 e che l’importo totale richiesto era 2.520 € includendo 120 € di spese e 120 € di accessori.

Il modo più semplice è collegarlo a una scadenza fissa: per esempio il controllo dei canoni il giorno 5 di ogni mese, subito dopo il termine di tolleranza interno che Lei decide di applicare. Se il file diventa routine, basta aprirlo una volta al mese e aggiornare le righe aperte in 10 minuti.

Conviene anche duplicare il foglio dell’anno precedente e usare convalida dati per tenere puliti gli stati, ad esempio Non pagato, pagato o in trattativa. Con 20 posizioni attive, una formattazione condizionale che colora in rosso i ritardi oltre 30 giorni aiuta a non perdere i casi più urgenti.

Quando il foglio non basta più

Se Lei gestisce decine di unità, più scadenze e un flusso continuo di incassi parziali, il limite del foglio singolo arriva presto. In quel caso serve un gestionale o almeno un database più strutturato; ma per 1-15 immobili questo modello resta la soluzione più rapida e concreta.