Solleciti morosità condomini Excel - Modello Gratis

1. Inserisca nel foglio Morosità Condomini l’ID unità, il nome del condominio, il proprietario o conduttore e l’interno di riferimento.
2. Compili i millesimi, la quota ordinaria trimestrale e l’eventuale quota straordinaria. Verifichi che gli importi siano espressi in euro, ad esempio 450,00 € e 200,00 €.
3. Indichi il totale pagato e la data di scadenza della rata. Il saldo insoluto e gli indicatori collegati servono a leggere la posizione senza ricostruire i conteggi su fogli separati.
4. Controlli Giorni di Ritardo, Livello Sollecito e Stato Pagamento. Una posizione con 45 giorni di ritardo non va gestita come una rata scaduta da 3 giorni.
5. Trasferisca nel foglio Scadenzario Solleciti le comunicazioni da preparare, indicando la data prevista, il destinatario e l’esito del contatto.
6. Consulti la Dashboard per vedere l’andamento complessivo e il peso dei debiti ancora aperti. L’immagine 3 mostra l’impostazione riepilogativa del modello.
7. Legga il foglio Istruzioni prima di duplicare il file per il mese o per un nuovo condominio, così mantiene coerenti nomi, stati e date.

La necessità nasce quasi sempre dopo l’approvazione del preventivo o del consuntivo, quando l’amministratore deve verificare quali proprietari hanno pagato la rata e quali risultano ancora insolventi. In un condominio di 12 unità, anche quattro ritardi da 600,00 € producono 2.400,00 € di liquidità mancante per pagare fornitori, pulizie o manutenzione dell’ascensore.

Il foglio Morosità Condomini (immagine 1) è impostato come una tabella operativa con le colonne ID Unità, Condominio, Proprietario/Conduttore, Interno/Unità e Millesimi. Seguono Quota Ordinaria Trim. (€), Quota Straordinaria (€), Totale Dovuto (€), Totale Pagato (€), Saldo Insoluto (€), Data Scadenza, Giorni di Ritardo, Livello Sollecito, Stato Pagamento e % Insoluto.

Il controllo dopo la scadenza della rata

Supponga che l’unità COND-004 abbia una quota ordinaria di 340,00 € con scadenza 05/03/2026 e nessun pagamento registrato. Il valore da recuperare è 340,00 €; se il pagamento arriva a 170,00 €, la posizione residua è 170,00 € e la percentuale insoluta è il 50% del dovuto. Sono dati sufficienti per decidere se inviare un primo promemoria o un sollecito più formale.

Il proprietario che affitta un appartamento può usare il prospetto per distinguere le somme condominiali non versate dall’inquilino da quelle effettivamente incassate. L’amministratore, invece, lo consulta prima della riunione annuale, quando deve predisporre il rendiconto e segnalare le posizioni che incidono sul fondo cassa.

Dal singolo condominio alla gestione di più stabili

La colonna Condominio permette di riconoscere lo stabile anche quando il file contiene più unità o più elenchi di lavoro. L’immagine 2 mostra il foglio Scadenzario Solleciti, utile per associare alla posizione debitoria una data di contatto e non limitarsi a un elenco statico di importi.

L’immagine 3 presenta la Dashboard, mentre l’immagine 4 mostra le Istruzioni. La sequenza è corretta anche nella pratica: prima si aggiornano i dati contabili, poi si pianificano le comunicazioni, infine si controlla il riepilogo.

Il riferimento principale per il recupero delle quote è l’articolo 63 delle disposizioni di attuazione del Codice civile. L’amministratore deve comunicare ai creditori non ancora soddisfatti i dati dei condomini morosi e, salvo dispensa dell’assemblea, deve attivarsi per la riscossione entro 6 mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito è esigibile.

Per ottenere un decreto ingiuntivo servono una situazione contabile verificabile e la documentazione che dimostri l’approvazione delle spese e la scadenza delle rate. Il modello Excel non sostituisce il titolo giudiziale, ma conserva una sequenza leggibile di quote, pagamenti, scadenze e solleciti: su un debito di 1.200,00 € questa ricostruzione evita di cercare ricevute in più cartelle.

Proprietario e conduttore non hanno lo stesso rapporto

Nei rapporti interni, il contratto di locazione può porre a carico dell’inquilino diverse spese ordinarie, come pulizia, consumi e manutenzione ordinaria. Nei confronti del condominio, però, il debitore di riferimento resta il proprietario dell’unità; per questo l’amministratore deve indirizzare correttamente il sollecito e non confondere il riparto interno con il credito condominiale.

Il riparto deve rispettare le tabelle millesimali approvate e la natura della spesa. Una manutenzione straordinaria da 12.000,00 € ripartita su 1.000 millesimi pesa 12,00 € per millesimo: un appartamento con 85 millesimi avrebbe una quota teorica di 1.020,00 €, prima di considerare eventuali tabelle speciali per ascensore o riscaldamento.

Scadenze, approvazione e comunicazioni

Il rendiconto condominiale deve permettere ai condomini di verificare entrate, uscite, situazione patrimoniale e morosità. Una volta approvata la spesa, la scadenza indicata nel prospetto deve coincidere con quella deliberata o comunicata dall’amministratore.

È preferibile inviare un primo promemoria dopo pochi giorni e formalizzare il sollecito quando il ritardo diventa significativo, conservando copia della comunicazione e prova di invio. Il foglio Scadenzario Solleciti serve proprio a registrare questa cronologia; il modello non calcola interessi o sanzioni automatiche, che non vanno aggiunti senza una base contrattuale o normativa.

Il problema più costoso nasce quando il totale dovuto non coincide con il piano rate approvato. Se una quota ordinaria di 450,00 € e una straordinaria di 200,00 € vengono entrambe inserite come ancora dovute dopo un pagamento complessivo di 380,00 €, il residuo corretto è 270,00 €; attribuire il pagamento alla voce sbagliata può generare una contestazione, anche se il totale finale sembra plausibile.

Pagamenti registrati senza data o senza causale

Un amministratore può ricevere un bonifico di 520,00 € riferito a un’unità, ma senza indicazione della rata. Se lo registra senza conservare la contabile e senza aggiornare lo Stato Pagamento, la Dashboard continuerà a mostrare una morosità inesistente. Il danno non è soltanto contabile: parte un sollecito inutile e il condomino perde fiducia nella gestione.

Un secondo errore riguarda i pagamenti parziali. Su un dovuto di 630,00 €, un versamento di 300,00 € lascia 330,00 € da recuperare, non una posizione chiusa. La percentuale insoluta è circa il 52,38%; usare solo lo stato Pagato/Non pagato nasconde proprio la fascia di maggiore rischio.

Date e livelli di sollecito non coerenti

Inserire 05/03/2026 come data di scadenza in una riga e 03/05/2026 in un’altra, invertendo giorno e mese, altera i giorni di ritardo e può spostare una posizione da un primo promemoria a una fase avanzata. Per questo è necessario mantenere il formato GG/MM/AAAA e verificare le date con la ricevuta della rata.

Un altro caso frequente è indicare Livello Sollecito 2 senza aver registrato il primo contatto nello scadenzario. In una pratica reale, tre unità con 60 giorni di ritardo e importi da 700,00 € generano 2.100,00 € di credito: senza cronologia l’amministratore non sa quali comunicazioni siano già state inviate.

Il rischio di agire tardi

Lasciare ferme le posizioni per mesi peggiora il recupero della liquidità e può esporre l’amministratore a contestazioni sull’inerzia. L’articolo 63 delle disposizioni di attuazione del Codice civile collega l’attività di riscossione alla chiusura dell’esercizio e a un termine di 6 mesi, salvo dispensa assembleare: lo scadenzario deve quindi contenere anche la data entro cui verificare l’avvio dell’azione.

Il modo più efficace è collegare l’aggiornamento del file a una scadenza già presente nell’agenda dell’amministratore: il giorno successivo a ogni rata, oppure il primo giorno lavorativo della settimana. Con 12 unità, un controllo di 10 minuti per verificare incassi e date evita di arrivare alla riunione annuale con 20 posizioni da ricostruire.

Una procedura mensile semplice

• Salvi una copia del file con il mese e l’anno, ad esempio Solleciti_Condominio_04-2026.xlsx.
• Aggiorni prima Totale Pagato (€), poi Stato Pagamento e infine le date dei contatti.
• Filtri le righe con saldo insoluto maggiore di 0,00 € e controlli che ogni posizione abbia un livello di sollecito.
• Registri nello Scadenzario Solleciti la data di invio, il canale utilizzato e l’eventuale risposta ricevuta.

La formattazione colorata del modello aiuta a distinguere celle di input e indicatori, ma non sostituisce una verifica documentale. Conservi le contabili dei bonifici, le PEC o le raccomandate in una cartella con lo stesso ID dell’unità, ad esempio COND-001.

Quando duplicare e quando cambiare strumento

Per un piccolo portafoglio è pratico duplicare il file a inizio esercizio e mantenere uno storico annuale. Se gestisce 8 condomini da 12 unità, sta seguendo fino a 96 posizioni: il foglio resta utilizzabile, ma richiede filtri rigorosi e una nomenclatura uniforme dei condomini.

Oltre 10.000 righe, con più rate per unità, solleciti ripetuti, documenti allegati e accessi di più collaboratori, un gestionale condominiale diventa la scelta più sicura. Excel è preferibile nella fase iniziale perché è trasparente, modificabile e non richiede un canone; non è però il luogo ideale per conservare da solo PEC, notifiche e fascicoli giudiziari.

Il controllo finale può essere fissato prima dell’assemblea ordinaria e prima della chiusura dei 6 mesi richiamati dall’articolo 63. In questo modo la Dashboard non è un’immagine del passato, ma un promemoria operativo per decidere quale posizione contattare e quale documentazione preparare.