Verbale assemblea condominio Excel - Modello Gratis

1. Passo 1 — Apra il foglio Istruzioni (immagine 4) e verifichi l'ordine di compilazione consigliato dal modello.
2. Passo 2 — Nel foglio Condomini (immagine 1) sostituisca i dati di esempio con denominazione, amministratore, data, orari e luogo dell'assemblea.
3. Passo 3 — Compili per ogni unità il nominativo, l'interno, i millesimi e lo stato Presente, No o Delega.
4. Passo 4 — Se è presente una delega, indichi nella colonna Delegato a il condomino che rappresenta il proprietario assente e raccolga la firma.
5. Passo 5 — Nel foglio Delibere (immagine 2) inserisca ciascun punto discusso, la proposta sottoposta al voto, i favorevoli, i contrari, gli astenuti e l'esito.
6. Passo 6 — Controlli il foglio Riepilogo (immagine 3) per confrontare partecipanti, millesimi ed esiti prima di redigere o firmare il verbale ufficiale.
7. Passo 7 — Salvi una copia con data e numero dell'assemblea, quindi alleghi il file di lavoro alla documentazione condominiale senza considerarlo sostitutivo del verbale sottoscritto.

Il foglio è utile in tre momenti diversi: prima della riunione per preparare l'elenco, durante l'assemblea per annotare presenze e deleghe, e subito dopo per controllare che il verbale non contenga incongruenze. L'amministratore di condominio che gestisce un edificio di 12 unità, per esempio, può verificare in pochi minuti se i partecipanti rappresentano 520 millesimi oppure soltanto 280.

Nel foglio Condomini (immagine 1) la parte iniziale contiene i campi Condominio, Amministratore, Data assemblea, Ora convocazione e Luogo. Sotto l'intestazione verde sono visibili le colonne N., Nominativo, Unità Immobiliare, Millesimi Proprietà, Presente (Si/No/Delega), Delegato a, Firma Presenza e Note. Le celle di inserimento sono evidenziate con un riempimento giallo chiaro.

La lista presenze prima della discussione

Il proprietario che convoca una riunione straordinaria per una perdita dal tetto può preparare in anticipo nominativi e millesimi, lasciando da confermare solo la presenza effettiva. Se Anna Esposito, proprietaria di 102 millesimi, delega Marco Rossi, la delega va indicata nella colonna dedicata e non conteggiata come una seconda presenza fisica.

Per un amministratore con più stabili, duplicare il foglio di lavoro per ogni assemblea è più sicuro che usare un elenco annuale indistinto. La data 15/09/2026, l'orario 18:30 in prima convocazione e 19:00 in seconda convocazione, già visibili nell'esempio, aiutano a distinguere riunioni diverse nello stesso condominio.

Dalle presenze alle decisioni

Nel foglio Delibere (immagine 2) l'amministratore passa dalla verifica dei partecipanti ai punti da votare. Il foglio Riepilogo (immagine 3) serve come controllo finale, mentre Istruzioni (immagine 4) è il riferimento per chi compila il file per la prima volta.

Il verbale deve rappresentare fedelmente convocazione, partecipanti, deleghe, discussione e risultato delle votazioni. L'articolo 1136 del Codice civile stabilisce i quorum costitutivi e deliberativi: in prima convocazione, di regola, servono la maggioranza dei partecipanti e almeno 667 millesimi; in seconda convocazione, almeno un terzo dei partecipanti e un terzo del valore dell'edificio, cioè 334 millesimi arrotondando il dato pratico.

La maggioranza richiesta cambia secondo l'argomento. Per una decisione ordinaria in seconda convocazione occorre normalmente la maggioranza degli intervenuti e almeno un terzo del valore dell'edificio: con 8 partecipanti e 420 millesimi, una proposta approvata da 5 votanti che rappresentano 280 millesimi supera entrambe le soglie indicate per quel caso.

Deleghe e millesimi da controllare

Il modello non attribuisce automaticamente la validità giuridica a una delega: l'amministratore deve conservare la delega scritta e rispettare i limiti previsti dall'articolo 67 delle disposizioni di attuazione del Codice civile. Il delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale negli edifici con più di 20 condomini; in un condominio di 24 unità, il limite è quindi 4 condomini e 200 millesimi, se il regolamento non prevede condizioni più restrittive.

Il verbale deve essere trascritto nel registro dei verbali e deve consentire di ricostruire chi era presente o rappresentato. Per una spesa straordinaria di 12.000 €, una proprietà da 85 millesimi sostiene 1.020 € se il riparto avviene sulla tabella generale: il foglio deve riportare il dato corretto, ma non sostituisce la tabella millesimale applicabile alla specifica opera.

Approvazione e conservazione

Il presidente dirige la riunione e il segretario redige il testo; il documento definitivo deve riportare le decisioni in modo chiaro, con esito e maggioranze. Il file Excel è una base di controllo: la versione da conservare deve essere coerente con il verbale firmato e con gli allegati, come preventivi, deleghe e tabelle.

L'errore più costoso non è una cella compilata male, ma l'approvazione di una delibera senza un quorum verificabile. Se il foglio indica 610 millesimi perché ha sommato due volte una delega, un condomino assente può contestare il risultato e costringere l'amministratore a ricostruire convocazioni, deleghe e conteggi, con settimane di corrispondenza e una possibile impugnazione.

Deleghe e presenze incoerenti

Un caso frequente è segnare Delega nella colonna Presente ma lasciare vuota la colonna Delegato a. Un altro è registrare il delegante e il delegato come due presenze autonome. In un condominio di 12 unità, una sola delega non identificata può cambiare il numero degli intervenuti e rendere dubbio il quorum deliberativo su lavori da 18.000 €.

Non bisogna correggere il verbale cancellando la traccia della modifica dopo la riunione. È preferibile annotare l'errore, conservare la delega originale e aggiornare la copia di lavoro, perché una tabella Excel modificata senza una versione precedente non dimostra quando né da chi sia stato cambiato il dato.

Votazioni scritte in modo incompleto

Scrivere soltanto Approvata non basta quando la decisione riguarda una manutenzione, la nomina dell'amministratore o l'approvazione del rendiconto. Occorre indicare almeno proposta, voti favorevoli, contrari, astenuti e millesimi rappresentati: con 7 favorevoli per 410 millesimi e 2 contrari per 180, il riepilogo rende controllabile il risultato invece di affidarlo a una formula generica.

Un ulteriore rischio nasce dal confondere preventivo e consuntivo. Se l'assemblea approva un consuntivo di 26.400 € ma il foglio riporta 24.600 €, il riparto successivo può presentare una differenza di 1.800 €, da correggere con nuove comunicazioni e possibili conguagli.

Verbale non coerente con gli allegati

Preventivi, deleghe e tabelle devono corrispondere al punto discusso. Per evitare contestazioni, salvi una copia del file con la data dell'assemblea e non sovrascriva il registro dopo l'invio del verbale: una gestione separata delle versioni costa qualche minuto, mentre ricostruire una delibera contestata può richiedere molto più tempo.

Il modo più efficace è usare il modello come una procedura fissa, non come un documento da aprire soltanto il giorno dell'assemblea. Imposti una cartella per ogni condominio e una sottocartella per ogni anno: il file dell'assemblea ordinaria 2026 resterà così separato da straordinarie, rendiconti e preventivi.

Una routine prima e dopo la riunione

• Sette giorni prima, aggiorni l'elenco dei proprietari, le unità e i millesimi nel foglio Condomini.
• Il giorno della riunione, controlli documento di convocazione e deleghe prima di segnare Presente o Delega.
• Entro 24 ore, confronti il foglio Delibere con gli appunti del presidente e corregga soltanto la copia di lavoro.
• Prima dell'invio, verifichi nel Riepilogo che il numero dei partecipanti e la somma dei millesimi siano plausibili.

Usi la convalida dati per limitare la colonna Presente ai valori Si, No e Delega: con 30 righe compilate, questa scelta evita varianti come Sì, presente e assente che rendono meno affidabile il filtro. La formattazione condizionale può inoltre evidenziare righe con Delega ma senza delegato indicato.

Quando il foglio non basta più

Per un piccolo stabile con 12 unità e due assemblee l'anno, Excel è generalmente la soluzione più semplice. Se Lei amministra 40 condomini, con 800 proprietari, molte deleghe, convocazioni automatiche e conservazione documentale, un gestionale diventa preferibile perché collega anagrafiche, contabilità, scadenze e comunicazioni senza duplicare i dati.

Conservi sempre una copia non modificabile del verbale definitivo, insieme agli allegati. Il file Excel deve restare uno strumento di preparazione e controllo: la routine corretta termina con la trascrizione e la conservazione nel registro dei verbali condominiali.