Bilancio Condominio Excel - Modello Gratis

1. Apra il foglio Istruzioni e legga l'ordine consigliato di compilazione prima di modificare le tabelle.
2. Nel foglio Bilancio Preventivo inserisca o aggiorni la voce di spesa, la categoria, il fornitore, l'importo preventivo 2026 e il consuntivo 2025.
3. Completi le note con informazioni utili, come contratto annuale, intervento programmato, scadenza della polizza o aumento comunicato dal fornitore.
4. Controlli differenza, variazione percentuale e percentuale sul totale per verificare che gli importi siano coerenti con i preventivi ricevuti.
5. Nel foglio Riparto Condomini inserisca i dati delle unità e i valori necessari alla ripartizione secondo le tabelle millesimali del condominio.
6. Verifichi che la somma delle quote ripartite coincida con il totale preventivato e usi la Dashboard per preparare una sintesi leggibile in assemblea.

Il bilancio preventivo interessa prima di tutto l'amministratore che deve stimare le uscite dell'esercizio e proporre ai condomini le quote da versare. Il momento tipico è la preparazione dell'assemblea ordinaria: si raccolgono i rinnovi dei contratti, le offerte dei fornitori e le spese sostenute nell'anno precedente, poi si costruisce il quadro 2026.

Nel modello, il foglio Bilancio Preventivo (immagine 1) parte da una struttura concreta: la manutenzione ordinaria delle parti comuni è indicata a 4.200,00 €, la pulizia di scale e androni a 3.600,00 €, l'energia elettrica a 2.800,00 €, l'acqua condominiale a 1.500,00 €, l'assicurazione globale fabbricato a 2.100,00 € e il consuntivo 2025 è riportato a fianco. Il confronto non resta quindi in una cartella di preventivi separata.

Il lavoro dell'amministratore prima dell'assemblea

Per un condominio di 12 unità, l'amministratore può usare le colonne Categoria e Fornitore per raggruppare utenze, pulizia, manutenzione, assicurazione e compenso professionale. Se la manutenzione passa da 3.900,00 € a 4.200,00 €, la differenza è 300,00 € e l'aumento è circa il 7,7%: un dato molto più utile di una frase generica sull'incremento dei costi.

Il foglio Riparto Condomini (immagine 2) entra in gioco dopo la definizione del totale. Qui il proprietario di un appartamento può controllare la propria quota, mentre l'amministratore verifica che la somma delle quote coincida con l'importo da finanziare. La base corretta non è dividere automaticamente per 12: le tabelle millesimali attribuiscono a ogni unità una partecipazione diversa.

Il controllo del proprietario e dell'inquilino

Il proprietario che affitta un bilocale può usare il prospetto per distinguere spese condominiali ordinarie e straordinarie prima di addebitare all'inquilino quanto previsto dal contratto e dalla legge. L'inquilino, invece, può confrontare il preventivo con il rendiconto e chiedere la documentazione delle spese, senza confondere la quota condominiale con il canone di locazione.

La Dashboard (immagine 3) è utile quando occorre presentare il risultato senza scorrere tutte le righe. Le Istruzioni (immagine 4) completano il modello e aiutano a mantenere lo stesso metodo quando si prepara il bilancio dell'esercizio successivo.

Il bilancio preventivo non è una semplice lista di fatture future: è lo strumento con cui l'assemblea determina le somme necessarie alla gestione ordinaria. L'amministratore deve curare la tenuta del registro di contabilità e predisporre il rendiconto annuale; l'articolo 1130-bis del Codice civile prevede che il rendiconto sia redatto entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Il preventivo viene normalmente portato all'assemblea insieme al rendiconto o all'avvio del nuovo esercizio.

La regola generale di ripartizione è nell'articolo 1123 del Codice civile: le spese per conservazione e godimento delle parti comuni sono sostenute in proporzione al valore della proprietà, salvo diversa convenzione. Per una spesa di 12.000,00 € su 1.000 millesimi, il valore teorico è 12,00 € per millesimo; un'unità da 85 millesimi partecipa quindi con 1.020,00 €. Il modello deve rispettare le tabelle approvate, non una divisione aritmetica uguale per tutti.

Preventivo, consuntivo e fondi

Nel foglio Bilancio Preventivo la colonna Importo Preventivo 2026 va tenuta distinta dall'Importo Consuntivo 2025. Un preventivo di 4.200,00 € contro un consuntivo di 3.900,00 € produce uno scostamento di 300,00 €; non significa però che l'amministratore debba coprire automaticamente la differenza con un fondo, perché l'assemblea deve valutare la spesa e le disponibilità effettive.

Le spese straordinarie, come il rifacimento della facciata, non vanno mescolate alle normali pulizie o alle utenze se l'obiettivo è comprendere il fabbisogno ordinario. Per lavori straordinari l'assemblea può deliberare un fondo speciale, secondo l'articolo 1135 del Codice civile, così da rendere chiaro quanto serve e per quale intervento.

Quote del proprietario e dell'inquilino

Nei rapporti di locazione, l'amministratore richiede la somma al proprietario, che resta il referente verso il condominio; la ripartizione interna tra locatore e conduttore segue contratto e criteri legali. La TARI, invece, è un tributo distinto dal bilancio condominiale e va trattata secondo il regolamento comunale. Anche l'IMU, con acconto entro il 16 giugno e saldo entro il 16 dicembre 2026, non è una spesa condominiale da inserire automaticamente nel riparto.

La scelta pratica migliore è approvare un preventivo dettagliato per categorie, con note sui contratti e sui lavori, e mantenere separati ordinario, straordinario e fondi. In questo modo il foglio Excel riflette la contabilità prevista dal Codice civile e l'assemblea può votare su numeri verificabili.

Il problema più costoso nasce quando il preventivo viene diviso per il numero degli appartamenti invece che per i millesimi. In un condominio di 12 unità, una spesa ordinaria di 6.000,00 € divisa in parti uguali vale 500,00 € ciascuno; con tabelle da 60 a 140 millesimi, invece, le quote corrette vanno da 360,00 € a 840,00 €. La differenza di 340,00 € per l'unità più grande è sufficiente a generare una contestazione formale.

Una categoria sbagliata altera tutto il quadro

Un secondo errore consiste nell'inserire una manutenzione straordinaria tra le spese ordinarie o nel sommare un fondo lavori al costo di gestione senza indicarlo nelle note. Se il bilancio ordinario è di 48.000,00 € e si aggiungono 12.000,00 € per una facciata senza una riga separata, il fabbisogno appare aumentato del 25%, ma i condomini non capiscono quale parte sia ricorrente e quale eccezionale.

Un errore frequente è lasciare nel preventivo 2026 il vecchio contratto di pulizia da 3.500,00 € quando il fornitore ha comunicato 3.600,00 €. La differenza è solo 100,00 € sul totale, ma moltiplicata per molte voci può produrre un disavanzo a fine esercizio e una richiesta di conguaglio inattesa.

Quando le quote non tornano

Se la somma del Riparto Condomini non coincide con il totale del Bilancio Preventivo, l'amministratore non dovrebbe arrotondare una quota a caso. Un totale di 50.000,00 € ripartito su 999 millesimi per un dato incompleto produce quote che non quadrano: correggere il dato di base richiede pochi minuti, mentre approvare un prospetto incoerente può costringere a rifare convocazione, allegati e verbale.

Anche confondere consuntivo e preventivo crea attriti. Un consuntivo 2025 di 45.000,00 € non dimostra che il preventivo 2026 debba essere uguale: contratti indicizzati, rincari energetici e lavori programmati possono cambiare il fabbisogno. La colonna Differenza serve proprio a rendere visibile il motivo, non a sostituire la spiegazione dell'amministratore.

Il controllo prima della convocazione

Prima di inviare l'avviso di assemblea occorre verificare tre somme: il totale delle voci, il totale delle quote individuali e l'eventuale fondo separato. Una verifica di 10 minuti con filtri sulle categorie evita spesso ore di discussione; il foglio Istruzioni e la Dashboard aiutano a intercettare dati mancanti prima che arrivino ai condomini.

Il modo più semplice per non abbandonare il modello è legarlo a due date fisse: la raccolta dei preventivi tra novembre e gennaio e la verifica delle quote prima dell'assemblea ordinaria. L'amministratore può duplicare il file dell'esercizio precedente, rinominare il foglio con l'anno 2026 e sostituire soltanto importi, fornitori e note, mantenendo la struttura già controllata.

Un calendario breve per gli aggiornamenti

• Entro il 10 gennaio: inserisca i consuntivi 2025 e chieda ai fornitori i prezzi validi per il 2026.
• Entro il 31 gennaio: aggiorni manutenzioni, pulizia, utenze, assicurazione e compenso dell'amministratore.
• Prima dell'assemblea: controlli differenze, percentuali e quadratura tra totale e riparto.
• Ogni trimestre: confronti le spese effettive con il preventivo e annoti gli scostamenti rilevanti.

Le celle color crema del foglio Bilancio Preventivo (immagine 1) possono essere usate come riferimento visivo per distinguere i dati da aggiornare. Per le categorie ripetute conviene mantenere sempre gli stessi nomi, come Utenze, Pulizia e Manutenzione: così i filtri e le funzioni Excel, per esempio SUMIF, restano affidabili quando si raggruppano le spese.

Controlli mensili e soglia di crescita

Una verifica mensile richiede poco tempo se si annotano subito le fatture ricevute e si confrontano con il budget. Se dopo sei mesi una voce da 2.800,00 € annui ha già consumato 1.900,00 €, il ritmo è superiore alla metà dell'anno e merita una nota nella Dashboard, anche se il totale non è ancora esaurito.

Per un condominio di 12 unità e 15-20 voci annue, Excel è spesso sufficiente. Quando il portafoglio supera decine di condomini, le registrazioni diventano migliaia, le rate sono incassate con modalità diverse e servono solleciti, scadenziari, documenti e accessi separati, è il momento di passare a un gestionale condominiale: il foglio resta utile per analisi e controllo, ma non dovrebbe sostituire la contabilità operativa.